1. Comprendre l’importance de l’audit de la caisse de garantie
L’audit de la caisse de garantie est conçu pour vérifier la gestion des fonds Mandants et s’assurer que les exigences légales sont respectées. Selon la loi Hoguet du 2 janvier 1970 :
Il est obligatoire pour les agents immobiliers de souscrire une garantie professionnelle pour obtenir ou renouveler une carte professionnelle (carte G). Le décret N°72.678 du 20 juillet 1972 précise les modalités de cette garantie.
Les caisses de garantie telles que GALIAN, SO.CA.F, ou d'autres, jouent un rôle crucial dans le suivi des fonds détenus par les agences immobilières. L'audit permet de s'assurer qu'il n'y a pas d'irrégularités dans la gestion de ces fonds.
L'audit intervient généralement tous les 2 à 3 ans, mais il peut être effectué plus fréquemment si des irrégularités sont détectées. Un audit bien préparé permettra de démontrer que votre agence est en conformité, ce qui renforce la confiance de vos clients et propriétaires. Si cela vous angoisse, ne vous inquiétez pas ! Nous répondons à toutes vos questions et vous guiderons à chaque étape.
2. Quand commence l’audit ?
Votre caisse de garantie vous enverra un courrier environ un mois avant la visite. Ce délai vous offre une période suffisante pour rassembler tous les documents nécessaires et vous préparer sereinement. Ne négligez pas cette étape, car elle joue un rôle clé dans le bon déroulement du contrôle.
3. Documents à préparer pour l’audit de la caisse de garantie
Un audit réussi dépend de la disponibilité de tous les documents nécessaires. Voici une liste non exhaustive des documents à préparer pour le contrôleur :
État de rapprochement bancaire : Vérifie que les soldes bancaires correspondent aux registres comptables.
Balance générale : Résumé global des comptes pour valider la gestion des fonds.
Mandats de gestion : Contrats entre vous et vos clients pour prouver la relation de gestion de biens.
Registre des Mandants : Recense toutes les opérations effectuées au sein de l’agence.
Grand livre des mandants
Pointe de trésorerie et de garantie : Vérifiez que la pointe n’a pas été dépassée. En cas de dépassement, un ajustement de votre garantie sera effectué (voir notre article sur "Que faire en cas de dépassement de la pointe de garantie").
L'auditeur ou l'auditrice pourrait également demander des documents supplémentaires ou des explications sur vos pratiques de gestion. Il est important de noter que l'auditeur est là pour vous guider, vous orienter sur les bonnes pratiques et vous aider à corriger les erreurs dans vos processus.
4. La journée de l’audit : Comment se déroulera la visite ?
Le contrôleur ou la contrôleuse de la caisse de garantie se rendra dans vos locaux pour effectuer l'audit. Cela se déroulera généralement sur une journée complète. Pendant cette période, l'auditeur passera en revue vos documents financiers et comptables, s’assurant qu’ils sont à jour et qu’aucune anomalie ne subsiste.
Rapport d’audit : À la fin de l’audit, vous recevrez les premières conclusions. Quelques semaines plus tard, le rapport officiel vous sera envoyé, récapitulant les erreurs et anomalies constatées, les recommandations, et les améliorations possibles pour l'avenir.
Optimiser l’audit : Profitez de cette occasion pour améliorer vos pratiques internes et corriger les erreurs. Cela vous permettra non seulement de garantir la conformité de votre agence, mais aussi d'optimiser vos processus pour l'avenir.
5. L’accompagnement de Quixar dans la préparation à l’audit
L’équipe Quixar vous accompagne dans cette démarche. Grâce à sa gestion comptable simplifiée et à son interface intuitive, vous pouvez générer tous les rapports nécessaires à l’audit en un clin d’œil. Quixar vous permet de maintenir vos documents à jour, d’automatiser le rapprochement bancaire, et d’assurer un suivi précis des mandats de gestion. Cela facilite grandement votre préparation à l’audit de la caisse de garantie.
En amont de l’audit, nous organisons des rendez-vous téléphoniques ou en visioconférence avec le gestionnaire afin de vérifier que tout est en ordre et de préparer l’audit dans les meilleures conditions.
Conclusion
L’audit de la caisse de garantie est une étape incontournable pour assurer la conformité de votre agence immobilière. Une bonne préparation est la clé pour éviter tout stress ou confusion le jour de l’audit. Grâce à Quixar, vous disposez d’un outil puissant pour vous aider à rassembler et organiser tous vos documents comptables. N’attendez pas la dernière minute pour vous préparer – une préparation régulière est la meilleure façon d’assurer une gestion efficace de vos fonds et de garantir la tranquillité d’esprit de vos clients.
